Tổng quan về công chứng điện tử trực tuyến, các đầu cầu: Cơ sở pháp lý và quy trình thực hiện

Công chứng điện tử trực tuyến và quy định chung

Theo Luật Công chứng 2024, công chứng điện tử trực tuyến là hình thức công chứng mà các bên tham gia giao dịch không có mặt tại cùng một địa điểm và thực hiện giao dịch thông qua phương tiện trực tuyến dưới sự chứng kiến trực tiếp của công chứng viên.

Theo quy quy định tại Luật Công chứng 2024 (số 46/2024/QH15) và được hướng dẫn chi tiết tại Nghị định 104/2025/NĐ-CP, việc công chứng sẽ bao gồm các điểm cầu, bao gồm điểm cầu khởi tạo và các điểm cầu còn lại. Vai trò của từng điểm cầu như sau:

Vai trò của Công chứng viên tại Điểm cầu khởi tạo

CCV tại điểm cầu này đóng vai trò "trưởng cầu" điều phối toàn bộ giao dịch, với các nhiệm vụ cụ thể:

Khởi tạo và quản lý hồ sơ:Đăng nhập tài khoản, khởi tạo giao dịch trực tuyến và tải dự thảo văn bản (dạng thông điệp dữ liệu hoặc văn bản đã ký số của người có thẩm quyền) lên nền tảng.

Tổ chức hành nghề công chứng có công chứng viên khởi tạo giao dịch phải đáp ứng thẩm quyền quy định tại Điều 44 Luật Công chứng.

Điều phối tương tác: Thiết lập kết nối video call với các điểm cầu khác để tương tác trực tiếp với người tham gia và các CCV phối hợp.

Đối chiếu hồ sơ: Đối chiếu thông tin giấy tờ mà công chứng cung cấp và chuyển thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử.

Chứng kiến trực tiếp: Trực tiếp chứng kiến người yêu cầu công chứng tại điểm cầu của mình thực hiện việc ký số vào văn bản trên nền tảng điện tử.

Hoàn tất văn bản: Sau khi tất cả các bên và các CCV khác đã ký, CCV khởi tạo phải kiểm tra tính hợp lệ của toàn bộ chữ ký số trước khi chính mình ký số, gắn dấu thời gian và ghi vào sổ công chứng điện tử.

Chia sẻ kết quả: Chia sẻ quyền truy cập văn bản công chứng cho CCV tại các điểm cầu còn lại và gửi văn bản cho người yêu cầu công chứng qua email hoặc phương thức lưu trữ đã đăng ký.

Vai trò của Công chứng viên tại các Điểm cầu còn lại

Tại mỗi điểm cầu có người tham gia giao dịch (không thuộc điểm cầu khởi tạo), phải có một CCV hiện diện để thực hiện các nhiệm vụ:

Đối chiếu hồ sơ: Đối chiếu thông tin giấy tờ mà công chứng cung cấp và chuyển thành thông điệp dữ liệu và tải lên nền tảng công chứng điện tử.

Chứng kiến trực tiếp: Trực tiếp chứng kiến người yêu cầu công chứng tại điểm cầu của mình thực hiện việc ký số vào văn bản trên nền tảng điện tử.

Xác nhận và ký số: Kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số mà người tham gia tại điểm cầu đó vừa ký, sau đó CCV này ký số vào văn bản để xác nhận việc chứng kiến của mình.

Phối hợp: Đảm bảo quá trình nhận diện và xác thực nhân thân tại điểm cầu mình phụ trách được diễn ra chính xác theo yêu cầu của CCV khởi tạo.

Cơ chế đa điểm cầu, tối ưu sự tiện lợi

Một trong những ưu điểm của quy trình công chứng điện tử trực tuyến là khả năng thiết lập nhiều hơn 2 điểm cầu kết nối cho cùng một giao dịch. Điều này giải quyết triệt để bài toán các giao dịch có nhiều bên tham gia cư trú tại nhiều địa phương khác nhau.

Căn cứ theo Điều 53 Nghị định 104/2025/NĐ-CP, khoản 2. Công chứng viên của tổ chức hành nghề công chứng đáp ứng quy định tại Điều 44 của Luật Công chứng tiến hành khởi tạo giao dịch công chứng điện tử trực tuyến gồm tài khoản của các công chứng viên và tài khoản của những người tham gia giao dịch công chứng (nếu có), thiết lập cầu truyền hình trực tuyến giữa các công chứng viên tại các điểm cầu.

Đồng thời, Mẫu lời chứng TP-CC-32 dành cho công chứng điện tử trực tuyến, Lời chứng này yêu cầu ghi rõ họ tên công chứng viên và địa điểm khởi tạo, đồng thời có các mục dành riêng để ghi nhận công chứng viên chứng kiến tại "các điểm cầu còn lại". Điều này có nghĩa là, với một hồ sơ cho tặng tài sản có 5 người ký tại 5 tỉnh khác nhau, hệ thống có thể kết nối đồng thời 5 điểm cầu để các bên cùng thực hiện giao dịch dưới sự giám sát của các công chứng viên tương ứng.

Tiểu kết

Mặc dù khung pháp lý đã khá hoàn chỉnh, việc triển khai vẫn tồn tại khó khăn về mặt kỹ thuật. Hệ thống phần mềm công chứng ở giai đoạn hiện tại, mỗi địa phương đang sử dụng một hệ thống riêng, dẫn đến việc địa phương nào quen với hệ thống nơi đó, gây khó khăn trong việc tiếp cận và thực thi công chứng điện tử trực tuyến.

Sắp đến hệ thống quản lý công chứng quốc gia đi vào hoạt động ổn định, việc công chứng điện tử trực tuyến sẽ thống nhất và sớm được triển khai. Việc triển khai hiệu quả hình thức công chứng hiện đại này sẽ góp phần quan trọng vào quá trình chuyển đổi số quốc gia, mang lại sự tiện lợi tối đa cho người dân trong các giao dịch dân sự, đặc biệt là các giao dịch có yếu tố liên tỉnh.