Đề xuất phương án để thực hiện chuyển đổi văn bản công chứng điện tử sang văn bản giấy

Đến thời điểm hiện tại, số lượng văn bản công chứng được thực hiện bằng hình thức điện tử ngày càng nhiều do nhu cầu tăng, và được thúc đẩy mạnh mẽ bởi chính sách chuyển đổi số trong ngành công chứng nói chung và của đất nước nói riêng. Kết quả của công chứng điện tử là văn bản công chứng dưới dạng thông điệp dữ liệu, được hiểu nôm na là một file trên máy tính/điện thoại. Tuy nhiên, song song với sự tiện lợi của việc ký kết và phát hành văn bản công chứng điện tử, sẽ phát sinh các nhu cầu mà các cá nhân/tổ chức yêu cầu công chứng cần sử dụng phiên bản giấy vật lý, có đóng dấu đỏ truyền thống song song với bản điện tử. Bằng bài viết này, người viết đề xuất quy trình chuyển đổi văn bản công chứng điện tử sang văn bản giấy theo các quy định của pháp luật hiện hành.

Quy định của pháp luật có liên quan

Tại các quy định pháp luật về công chứng và công chứng điện tử hiện nay, chưa cụ thể một quy định riêng cho việc chuyển đổi từ văn bản công chứng dưới dạng thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

Theo Luật công chứng năm 2024:

"Điều 64. Văn bản công chứng điện tử

...

4. Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy được thực hiện theo quy định của pháp luật về giao dịch điện tử..."

Tham chiếu thêm bản dự thảo sửa đổi nghị định 104/2025 về lĩnh vực công chứng, có đề cập đến việc hướng dẫn quy trình này, nhưng tựu trung lại cũng tham chiếu mạnh đến Luật giao dịch điện tử năm 2023 và các quy định liên quan.

Tựu trung, mấu chốt của quy trình chuyển đổi này nằm ở việc tuân thủ các điều kiện đối với văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu theo quy định tại khoản 2 Điều 12 Luật Giao dịch điện tử 2023. Theo đó, một bản giấy sau khi in từ file công chứng điện tử hợp lệ phải đáp ứng các tiêu chí sau:

• Tính toàn vẹn: Thông tin trong văn bản giấy được bảo đảm toàn vẹn như thông điệp dữ liệu.
• Khả năng tra cứu: Phải có thông tin để xác định được hệ thống thông tin và chủ quản hệ thống thông tin tạo lập, gửi, nhận, lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc để tra cứu.
• Dấu hiệu nhận diện: Có ký hiệu riêng xác nhận đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy và thông tin của cơ quan, tổ chức, cá nhân thực hiện chuyển đổi.
• Xác nhận pháp lý: Đặc biệt, do văn bản công chứng điện tử là một dạng chứng thư điện tử, việc chuyển đổi phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật.

Đề xuất quy trình thực hiện chuyển đổi chi tiết tại Tổ chức hành nghề công chứng

Dựa trên các nền tảng pháp lý nêu trên và thực tiễn hoạt động của các phần mềm quản lý công chứng, quy trình chuyển đổi toàn trình từ văn bản công chứng điện tử sang văn bản giấy có thể được chuẩn hóa thành 5 bước như sau:

1. Tiếp nhận yêu cầu chuyển đổi từ chủ thể có thẩm quyền

Tương tự như quy định về việc cấp bản sao văn bản công chứng, việc chuyển đổi sang bản giấy cần có yêu cầu từ đúng chủ thể. Người yêu cầu chuyển đổi phải là các bên tham gia giao dịch, hoặc người có quyền, nghĩa vụ liên quan đến giao dịch đã được công chứng theo quy định.

Khách hàng sẽ cung cấp giấy tờ tùy thân để chứng minh tư cách chủ thể yêu cầu của mình.

2. Truy xuất và kiểm tra tính toàn vẹn của dữ liệu lưu trữ

Nhân sự hoặc Công chứng viên đăng nhập vào hệ thống phần mềm quản lý công chứng (hệ thống lưu trữ thông điệp dữ liệu gốc). Thông qua thông tin khách hàng cung cấp, nhân sự tiến hành truy xuất hồ sơ. Tại bước này, phần mềm phải hiển thị thông điệp dữ liệu dưới dạng hoàn chỉnh. Nhân sự có trách nhiệm kiểm tra tính hợp lệ của chữ ký số của các bên, chữ ký số của Công chứng viên, chữ ký số của TCHNCC và dấu thời gian để bảo đảm thông tin trong văn bản điện tử là toàn vẹn, chưa bị thay đổi.

3. Ráp thông điệp, ký hiệu chuyển đổi và in ấn

Luật quy định hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy.

Đề xuất luồng hoạt động của hệ thống chuyển đổi của người viết là, khi nhân sự thao tác lệnh "In/Chuyển đổi" trên phần mềm, hệ thống sẽ tự động định dạng bản in, đồng thời ráp/chèn thêm một khối thông tin (Block) vào trang cuối cùng của văn bản. Khối thông tin này bắt buộc bao gồm:

• Ký hiệu riêng bằng chữ xác nhận văn bản đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu.
• Thời gian thực hiện chuyển đổi và thông tin về cơ quan thực hiện chuyển đổi (Tên TCHNCC).
• Thông tin tên hệ thống thông tin, tên chủ quản hệ thống tạo lập, lưu trữ bản gốc để tra cứu.
• Mã phản hồi nhanh (QR code) hoặc mã định danh, đường dẫn (Link) phục vụ việc tra cứu bằng phương tiện điện tử. Sau khi phần mềm tự động chèn đầy đủ các yếu tố trên để bảo đảm tính hợp pháp, nhân sự tiến hành in toàn bộ văn bản ra giấy.

(Mẫu khối thông tin được đề cập cụ thể ở phần sau)

4. Ký tên, đóng dấu xác nhận pháp lý

Văn bản giấy in ra cần được chốt lại về mặt pháp lý bằng hành vi vật lý. Người đại diện có thẩm quyền của TCHNCC trực tiếp ký tên và đóng dấu lên vị trí xác nhận chuyển đổi ở trang cuối cùng. Đồng thời, đối với văn bản giấy có từ 02 tờ trở lên, TCHNCC cần đóng dấu giáp lai giữa các tờ để bảo đảm tính liên kết, toàn vẹn của văn bản vật lý.

5. Vào sổ theo dõi, thu phí và trả kết quả

Bước cuối cùng, TCHNCC ghi nhận nghiệp vụ chuyển đổi này vào sổ quản lý/hệ thống nội bộ. Tiến hành thu phí dịch vụ chuyển đổi, chi phí in ấn (nếu có) và bàn giao văn bản giấy cho người yêu cầu. Văn bản giấy lúc này đã hoàn thiện đầy đủ các hình thức pháp lý và chính thức có giá trị sử dụng như bản điện tử gốc trong các giao dịch truyền thống.

Mẫu đề xuất thông tin xác nhận chuyển đổi

Hiện tại, chưa có mẫu biểu theo quy định chính thức cho lĩnh vực công chứng, căn cứ theo quy định tại Luật giao dịch điện tử, người viết đề xuất biểu mẫu như sau:

Chú thích:

1. Tiêu đề trực quan cho văn bản.
2. Ký hiệu riêng bằng chữ xác nhận văn bản đã được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu. Ký hiệu này có mục đích nói cho cá nhân/tổ chức tiếp nhận văn bản hình dung được rằng đây là văn bản chuyển đổi, có nguồn gốc từ văn bản điện tử, phù hợp quy định về hình thức.
3. Các thông tin cần thiết theo quy định (thời gian thực hiện, cơ quan thực hiện, nền tảng lưu trữ/quản lý)
4. Thông tin bổ sung về mã hồ sơ/mã tra cứu/link tra cứu.
5. Số phát hành để quản lý nội bộ, ghi sổ.
6. Cơ quan chuyển đổi, người có thẩm quyền ký tên và đóng dấu xác nhận, đóng dấu giáp lai toàn văn bản (bao gồm cả văn bản công chứng điện tử đã chuyển đổi)
7. (Tùy chọn) Có thể in mã QR để người dùng quét để hiện link tra cứu (và các nội dung liên quan khác)

File tham khảo có thể tải tại đây.

Bàn luận mở rộng về cách thức chuyển đổi theo quy định (tự động hay thủ công)

Điểm d Khoản 2 Điều 12 Luật giao dịch điện tử:

"2. Văn bản giấy được chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu phải đáp ứng đủ các yêu cầu sau đây:

...

d) Trường hợp thông điệp dữ liệu là chứng thư điện tử thì việc chuyển đổi phải đáp ứng yêu cầu quy định tại các điểm a, b và c khoản này và phải có chữ ký, con dấu (nếu có) của cơ quan, tổ chức thực hiện chuyển đổi theo quy định của pháp luật. Hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi phải có tính năng chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy."

"Khoản 3 Điều 5 Nghị định 137/2024/NĐ-CP:

3. Yêu cầu về hệ thống thông tin phục vụ chuyển đổi từ thông điệp dữ liệu sang văn bản giấy phải bảo đảm các tính năng sau:

a) Truy xuất từ hệ thống lưu trữ và hiển thị thông điệp dữ liệu gốc cần chuyển đổi dưới dạng hoàn chỉnh;

b) Tạo ký hiệu riêng và các thông tin khác trên văn bản giấy theo quy định tại khoản 2 Điều này;

c) Chuyển đổi toàn vẹn nội dung từ thông điệp dữ liệu gốc sang văn bản giấy."

Theo các quy định nêu trên, việc chuyển đổi được thực hiện bằng hệ thống thông tin có chức năng chuyển đổi. Vậy câu hỏi được đặt ra, đối với lĩnh vực công chứng, văn bản công chứng điện tử có ký số, được lưu trữ tại tổ chức hành nghề công chứng đồng thời với hệ thống thông tin công chứng, trong trường hợp không có hệ thống có tính năng chuyển đổi nêu trên, vậy có thể thực hiện việc chuyển đổi văn bản công chứng điện tử sang văn bản giấy hay không.

Theo quan điểm cá nhân của người viết, việc chuyển đổi hoàn toàn có thể thực hiện được vì:

• Nguyên tắc chuyển đổi: Việc chuyển đổi hình thức giữa văn bản công chứng điện tử và văn bản công chứng giấy phải tuân thủ Luật Giao dịch điện tử, đáp ứng được điều kiện tiên quyết đó là tính toàn vẹn dữ liệu. Đối với file văn bản công chứng điện tử đã được ký số theo quy định, người chuyển đổi cần kiểm tra đảm bảo thông điệp dữ liệu toàn vẹn, không bị sửa đổi trước khi thực hiện việc chuyển đổi sang văn bản giấy.
• Quy trình xuất file và tính toàn vẹn: Trong hệ thống phần mềm (ví dụ như CENM), văn bản công chứng được lưu dưới dạng file PDF. Việc in file PDF này ra giấy chính là quá trình chuyển đổi thông tin từ dạng điện tử (thông điệp dữ liệu) sang dạng vật lý.
• Ký hiệu, hình thức chuyển đổi: Khi thao tác bằng máy, các kí hiệu, thời gian, hình thức, QR code (nếu có) đề được tạo tự động, thuận tiện và chính xác cho người thực hiện chuyển đổi. Tuy nhiên, các kí hiệu này không bắt buộc phải được tạo tự động hay bằng máy tính, người chuyển đổi tuân theo Luật giao dịch điện tử và có thể tự soạn thảo các thông tin đáp ứng được quy định về hình thức.
• Chữ ký và con dấu: Sau khi in, người có thẩm quyền của cơ quan thực hiện chuyển đổi sẽ ký và đóng dấu lên bản giấy, kèm theo ký hiệu xác nhận việc chuyển đổi. Điều này đáp ứng yêu cầu của Luật Giao dịch điện tử.

Vì vậy, ngay cả khi bản thân phần mềm lưu trữ không có một nút bấm hay chức năng tự động mang tên "Chuyển đổi sang văn bản giấy", việc tải file PDF đã ký số từ hệ thống, in ra giấy, và thực hiện các bước ký, đóng dấu, xác nhận chuyển đổi bằng phương pháp thủ công vẫn hoàn toàn tuân thủ bản chất và yêu cầu của quy trình chuyển đổi theo quy định pháp luật.

Lời kết

Việc chuyển đổi văn bản công chứng điện tử sang văn bản giấy là một nhu cầu tất yếu và chính đáng trong giai đoạn giao thoa chuyển đổi số hiện nay. Bằng việc tuân thủ nghiêm ngặt các tiêu chuẩn về tính toàn vẹn dữ liệu, khả năng tra cứu và xác nhận pháp lý của cơ quan thực hiện chuyển đổi, văn bản công chứng được chuyển đổi hoàn toàn có giá trị sử dụng như bản gốc.

Quy trình này không chỉ tháo gỡ "điểm nghẽn" cho người dân, doanh nghiệp khi giao dịch tại các cơ quan, tổ chức chưa hoàn toàn sẵn sàng tiếp nhận hồ sơ số, mà còn khẳng định sự linh hoạt của dịch vụ công chứng. Qua đó, các Tổ chức hành nghề công chứng vừa hiện thực hóa được mục tiêu chuyển đổi số toàn diện, vừa đảm bảo đáp ứng trọn vẹn và an toàn mọi thói quen, nhu cầu giao dịch thực tiễn của khách hàng.